Esmaspäeva hommikul selgub, et neljapäevasele tiimiüritusele on vaja toitlustust. Või klient kinnitab seminari ära alles viimasel hetkel. Just siis tekib praktiline küsimus: kas cateringi saab tellida kiiresti? Saab küll, aga ainult siis, kui tellimisprotsess ise ei söö su aega ära.
Probleem ei ole enamasti selles, et häid pakkujaid poleks. Probleem on killustunud turus. Kui pead kirjutama viiele caterer'ile eraldi, selgitama igale ürituse detaile uuesti ja ootama vastuseid eri tempos, muutub isegi lihtne tellimus ootamatult aeglaseks. Kiirus ei sõltu ainult köögist või logistikast. Kiirus sõltub sellest, kui kiiresti jõuad võrreldavate pakkumisteni.
Millest sõltub, kas cateringi saab tellida kiiresti
Kui rääkida päris elust, siis kõige rohkem mõjutavad tempot kolm asja: kui selge on sinu lähteinfo, kui paindlik on ürituse formaat ja kui tõhus on kanal, mille kaudu pakkumisi küsid.
Kui sul on olemas kuupäev, asukoht, inimeste arv ja eelarve suurusjärk, liigub protsess kohe kiiremini. Kui alustad sõnumiga stiilis "midagi kerget umbes 40 inimesele, äkki järgmine nädal", peab teenusepakkuja hakkama täpsustama. Iga täpsustav ring lisab viivitust.
Teine faktor on ürituse keerukus. Lihtne hommikusöök kontorisse või supi-salati lõuna jõuab pakkumiseni tavaliselt kiiremini kui pulmapidu, välilava teenindus või eri toitumisvajadustega mitmekäiguline õhtusöök. Mida rohkem liikuvaid osi, seda rohkem kooskõlastust.
Kolmas ja sageli kõige alahinnatum teema on see, kuidas sa turgu läbi töötad. Kui kasutad vana mudelit - otsid ise pakkujaid, helistad, saad hinnad eri formaadis ja püüad neid käsitsi võrrelda - siis venib ka kiire vajadus pikaks. Kui sisestad ühe päringu ja saad mitu esialgset pakkumist korraga, muutub sama töö hoopis teise tempoga tehtavaks.
Kiire tellimine ei tähenda pimesi otsustamist
Kiirus on väärtuslik ainult siis, kui see ei vähenda kontrolli. Ürituse korraldaja jaoks ei ole eesmärk lihtsalt "midagi kiiresti ära tellida". Eesmärk on saada kiiresti sellised variandid, mille vahel on lihtne otsustada.
See on oluline vahe. Kui üks pakkuja saadab vaid kogusumma, teine menüü koos transpordireaga ja kolmas kirjutab, et "hind alates", siis sul justkui on vastused olemas, aga otsus ei lähe lihtsamaks. Sa pead ikkagi juurde küsima, täpsustama ja tabelit ehitama.
Sellepärast tasub kiire tellimise juures hinnata mitte ainult vastamise kiirust, vaid ka pakkumiste võrreldavust. Kas saad aru, mida hind sisaldab? Kas portsjonid, transport, serveerimine ja eridieedid on välja toodud? Kas tingimused on selged? Kui need küsimused jäävad õhku, siis esialgne kiirus kaob järgmises etapis ära.
Kuidas tellida kiiremini ilma kvaliteedis järele andmata
Praktikas annab kõige parema tulemuse see, kui valmistad päringu ette nii, et pakkuja saaks kohe vastata. See ei tähenda pikka briifi. Piisab sellest, kui põhiasjad on konkreetsed.
Pane kirja ürituse kuupäev ja kellaaeg, täpne asukoht, osalejate arv ning formaat - kas vajad hommikusööki, buffet'd, suupisteid, kohvipausi või täisteenust koos personaliga. Lisa juurde eelarvevahemik. See viimane punkt jääb tihti ütlemata, kuigi just see aitab välistada pakkumised, mis niikuinii ei sobi.
Samuti tasub kohe välja tuua erisoovid. Veganvalikud, gluteenivabad road, laste menüü, kohapealne ettevalmistus või nõude tagastus - need ei ole detailid, mida võiks hiljem meenutada. Mida varem need sees on, seda vähem tuleb pakkumisi ümber teha.
Kui tähtaeg on päriselt lühike, siis ära küsi liiga laia asja. Näiteks "üllatage meid millegi põnevaga" võib töötada siis, kui sul on aega arutada. Viimase hetke tellimuse puhul aitab konkreetne raam. Kindel inimeste arv, kindel serveerimisviis, kindel hinnatase.
Kas cateringi saab tellida kiiresti ka suurele üritusele?
Saab, aga siin tuleb mängu aus vastus: see sõltub. Suuremate ürituste puhul on kaks eri küsimust. Esimene on see, kas saad kiiresti esialgsed pakkumised. Teine on see, kas kogu teostus saab toimuda lühikese etteteatamisega.
Esimesele küsimusele on vastus enamasti jah. Kui turu vaatest on päring hästi struktureeritud, on võimalik saada kiiresti mitu realistlikku varianti ka siis, kui sündmus on suur. Teise küsimuse puhul hakkavad rolli mängima tootmismaht, personal, transport, inventar ja kuupäeva täituvus.
Ehk teisisõnu - 200 inimese lõuna võib saada kiiresti hinnastatud, kuid see ei tähenda automaatselt, et igal pakkujal oleks sama nädala reedel ressurss vaba. Kiire otsing aitab siin just seetõttu, et sa ei sõltu ühe teenusepakkuja vastusest. Mida rohkem kvaliteetseid valikuid jõuad lühikese ajaga lauale, seda suurem on tõenäosus, et leiad päriselt teostatava lahenduse.
Kus aeg kõige rohkem kaob
Enamik viivitusi ei teki köögis. Need tekivad enne tellimuse kinnitamist. Kõige suurem ajakulu tuleb korduvast suhtlusest, ebaühtlastest pakkumistest ja sellest, et sobivaid pakkujaid otsitakse käsitsi.
Kontorijuhi või turundusspetsialisti jaoks tähendab see tuttavat mustrit. Üks pakkuja vastab kiiresti, aga ei kata sinu piirkonda. Teine sobiks menüü poolest, kuid hinnakiri tuleb alles järgmisel päeval. Kolmas tahab enne kõnet. Neljas küsib üle asjad, mis olid juba esimeses kirjas olemas. Päeva lõpuks oled teinud palju tööd, kuid sul pole endiselt selget otsustuspõhja.
Just siin tuleb mängu tänapäevane platvormiloogika. Kui üks päring käivitab korraga mitme teenusepakkuja pakkumisprotsessi ja esialgsed variandid tekivad minutitega, liigub kogu otsus edasi märksa kiiremini. Allicateri tüüpi lahendus ei tee toitu valmis sinu eest, kuid ta eemaldab tellimise algusest kõige suurema hõõrdumise.
Mida tähendab kiire tellimine hinna mõttes
Levinud hirm on see, et kiiresti tellides maksad rohkem. Mõnikord on see tõsi, kuid mitte alati samal põhjusel, mida arvatakse. Hind ei tõuse tavaliselt lihtsalt seetõttu, et küsisid kiiresti. Hind tõuseb siis, kui valik on kitsas, logistika on keeruline või tellimus nõuab viimase hetke ümberkorraldusi.
Kui sul on võimalus võrrelda korraga mitut pakkumist, väheneb risk, et võtad esimese ettejuhtuva variandi lihtsalt ajasurve tõttu. See ongi läbipaistvuse praktiline väärtus. Mitte ainult mugavus, vaid parem läbirääkimispositsioon ja realistlikum arusaam turuhinnast.
Samas peab arvestama, et väga lühikese etteteatamisega erilahendused võivadki olla kallimad. Kui soovid homme õhtuks live-cooking ja baariteenusega lahendust teises linnas, ei pruugi hind olla sama, mis kahe nädala pärast tellides. Kiire tellimine on võimalik, aga paindlikkus menüüs ja formaadis aitab kulusid kontrolli all hoida.
Kõige mõistlikum töövoog kiireks cateringi tellimiseks
Kui eesmärk on saada otsus kiiresti tehtud, tasub mõelda protsessile nagu kolmele lühikesele sammule. Esmalt pane paika sündmuse miinimuminfo. Seejärel küsi pakkumised nii, et saaksid need ühe vaatega võrrelda. Ja alles siis vali välja detailid, mida koos pakkujaga täpsustada.
Paljud teevad vastupidi. Nad hakkavad enne valikut lihvima pisidetaile ühe pakkujaga, kelle sobivus pole veel selge. See raiskab aega. Kiirem tee on saada esmalt turult realistlik pilt kätte - kes on vaba, mis hinnaklassis, millise menüü ja teenindustasemega - ning liikuda edasi ainult tugevamate variantidega.
See töövoog sobib eriti hästi olukorras, kus korraldad paralleelselt ka ruumi, tehnikat, kutsutuid ja päevakava. Toitlustus ei tohiks võtta poole sinu nädalast lihtsalt seetõttu, et päringud ja vastused elavad eri meililõimedes.
Millal tasub alustada kohe, mitte homme
Kui kuupäev on teada, tasub päring ära teha kohe, isegi siis, kui kõik detailid pole paigas. Inimeste arvu saab hiljem täpsustada mõistliku piirini. Täiesti valmis plaani ootamine ei tee tellimist tavaliselt paremaks, vaid lükkab sind järjekorras tahapoole.
See kehtib eriti tipphooaegadel, suuremates linnades ja nädalalõpu sündmuste puhul. Kiire tellimine ei tähenda alati viimase hetke päästeoperatsiooni. Sageli tähendab see lihtsalt seda, et sa ei raiska otsuse esimesele etapile tarbetult päevi.
Parim hetk cateringi küsida on siis, kui sul on olemas põhivastus neljale küsimusele: millal, kus, kui palju inimesi ja mis formaadis. Sellest piisab, et protsess liikuma panna. Ülejäänu saab tulla juba pakkumiste võrdlemise käigus.
Kui sul on sündmus tulemas ja kalender on tihe, siis kõige suurem ajavõit ei peitu täiuslikus briifis. See peitub selles, et sa ei tee sama tööd kümme korda järjest, vaid paned ühe hea päringu tööle enda kasuks.